Diferente do que se imagina gerenciar dados através de uma planilha é fácil. Além de que é possível compartilhar, facilitando o seu trabalho e dos demais colaboradores.
O que ninguém sabe é que por trás dessa facilidade existe um porém, pois conforme os processos envolvidos são controlados através de planilhas eles tendem a crescer cada vez mais e uma maior quantidade de informações precisam ser inseridas, aumentando a dificuldade para se fazer o controle e correção desses dados.
Ou seja gerenciar os dados da sua empresa através de um planilha não é nada recomendado se você busca uma gestão eficiente a longo prazo.
Mas por que tantas empresas ainda utilizam?
Por se tratar de uma solução barata muito gestores acabam recorrendo quando iniciam o seu negócio, mas a solução que deveria ser provisória acaba se tornando permanente.
Além de que uma planilha permite aplicar várias funções relevantes para ajudar no acompanhamento, que vai desde um controle de estoque até a montagem de gráficos para uma análise mais profunda.
No entanto a planilha não foi pensada com o objetivo de gerenciar todo um negócio inteiro, que conta com muitas informações complexas com várias pessoas estão envolvidas em vários processos.
O grande problema é que isso só é entendido quando um empreendedor começa a enfrentar alguns problemas, como:
- Dificuldade para fazer o acompanhamento das alterações efetuadas na planilha, o que pode levar muito tempo e trabalho.
- Pouca integração de informações, pois cada usuário faz as alterações e não se tem um vinculo entre os dados lançados.
- Por se tratar de um documento compartilhado pode haver erros por parte dos usuários, que podem se tornar irreversíveis.
- Como falado no começo quanto maior a quantidade de dados, maior se torna a dificuldade de controlar a qualidade das informações.
Por que tantas empresas ainda arriscam gerenciar seus negócios todo em uma planilha?
A resposta para isso é que adquirir uma solução que integre todos os processos de um empresa custa um pouco mais, e pequenos e médios negócios tendem a ser mais receosos na hora de investir em tecnologia.
E esse pode ser um dos motivos que pode estar fazendo com que sua empresa esteja sendo pouco competitiva em relação a sua concorrência, causando prejuízos.
Desvantagens do Uso de planilhas
- Pouca segurança
Uma planilha é um documento, e sendo assim como em qualquer documento os dados pode ser facilmente modificados, e mesmo em que a planilha seja acessada apenas por senha ainda há o risco de que algum dado seja alterado por descuido ou no momento de digitar, o que não garante uma confiança nas informações registradas
Além disso tem se o risco de invasões de vírus ou que algum pessoa não autorizada receba essas informações por engano, comprometendo seriamente a integridade dos registros.
- Dados não são centralizados
As planilhas muitas vezes ficam dispersas e não permitem a atualização simultânea, além de que cada setor vai possuir as suas planilhas, e esse é o maior problema pois para centralizar essas informações vai precisar ser criada mais uma nova planilha para reunir esses dados.
- Difícil acesso às informações para tomada de decisões
Pelos dados não serem unificados para o dono da empresa se torna um pouco mais complicado e nada prático decidir qual ação tomar, sendo necessário analisar e comparar as informações para se ter certeza.
- Falta de suporte técnico
Por se tratar de um produto gratuito o suporte não vem incluso, o que pode ser um problema se haver algum problema nos dados, ou se houver alguma dúvida.
- Informações podem se perder com facilidade
Como essas informações são armazenadas apenas na planilha e não possui um backup, pode ocorrer de alguém ficar trabalhando na planilha e, ao sair, não salvar as informações, perdendo horas de trabalho, ou um funcionário pode sobrescrever nas alterações de outro funcionário que utiliza a mesma planilha.
Qual a alternativa ideal para substituir o controle por planilhas
Se você busca trazer mais organização e mais eficiência dentro da sua empresa a única ferramenta que vai conseguir acompanhar o crescimento do seu negócio é optar por um Sistema de Gestão Empresarial (ERP), além de facilitar o dia a dia do sua empresa essa solução vai poder suprir todas as suas necessidades.
Como você pode ver, o controle através de uma planilha não é nada recomendado e pode acabar causando um baita prejuízo, além que esse tipo de controle acaba impedindo sua estratégia se o seu objetivo é fazer seu negócio crescer.
Gostou deste conteúdo? Aproveite e compartilha nas suas redes sociais!
Comenta abaixo se ficou alguma dúvida ou se gostaria de algum outro tema!
