É muito comum quando uma empresa começa a crescer que o gestor busque aumentar a sua equipe para atender as novas demandas e conseguir suprir as necessidades dos seus clientes.
No entanto muitas vezes isso é feito só pensando na mudança de equipe, sem pensar que os processos internos também precisam ser melhorados. E isso pode ser um grande desafio considerando que existem diversos pontos que precisam de atenção para que a qualidade continue sendo repassada ao cliente.
Por exemplo: modificando os processos internos para se tornarem mais ágeis, além de diminuir o tempo você vai conseguir aumentar a produtividade da sua equipe e isto significa que, otimizando os seus processos internos não apenas vai contribuir para a melhoria interna em sua empresa como resulta em uma experiencia mais satisfatória para os seus clientes.
Abaixo vamos te mostrar 8 dicas simples para melhorar os processos internos, que podem fazer uma grande diferença nos resultados de um negócio, confira!
O que são processos internos?
Um processo pode ser definido como ação que é executada em uma sequência definida e que visa um objetivo, ou seja, qualquer tarefa executada por um funcionário ou setor pode ser considerada um processo interno.
Um exemplo muito simples é a receita de um bolo, nas instruções você vai ter quais ingredientes são necessários, qual a ordem deles e como se deve seguir em cada etapa, levando ao resultado final, que é o bolo.
Podemos também pegar o exemplo de um setor de vendas em uma empresa, se o cliente pegar um produto e só efetuar o pagamento em outro momento certamente causará uma grande confusão para os demais setores. Por esse e outros motivos fica evidente a necessidade de sempre estar analisando e otimizando os processos internos.
Lembrando que é de 5 a 25 vezes mais caro adquirir um novo cliente do que manter um cliente, e se um cliente está insatisfeito ele tem grandes chances de buscar mudar para empresas concorrentes.
1- Mapeie os processos
O primeiro passo para a melhoria dos processos internos deve começar com o mapeamento das atividades de cada setor, ou seja, o plano é fazer uma análise para entender cada uma das tarefas e como elas se relacionam. Após o mapeamento, você vai conseguir observar quais atividades ou setores não estão ajustados ao fluxo de trabalho, causando gargalos em sua empresa.
2- Invista em uma comunicação clara
Toda mudança nem sempre é fácil e nem sempre é bem aceita por toda a equipe. Por esse motivo é muito importante demonstrar para todos que essas melhorias apenas visam alcançar melhores resultados para o próprio negócio.
3- Objetivos alinhados
Antes mesmo de fazer mudanças nos processos, é preciso avaliar as metas tanto individuais quantos da equipe, pois de nada vai adiantar querer focar nos processos internos se as metas não estão seguindo da maneira correta.
Portanto é essencial entender se alguma meta precisa ser melhorada ou não, pois desta forma vai ficar ser muito mais fácil para que os seus colaboradores estejam alinhados e focados.
4- Incentive a comunicação
Uma das causas mais comuns de erros ou retrabalhos dentro de uma empresa é a falta de comunicação entre setores ou dentro da própria equipe, que resulta em uma perda de tempo e até prejuízos.
Dessa maneira para uma empresa funcione com sua capacidade máxima é preciso aprimorar a comunicação interna para que todos os setores conversem entre si, resultando em processos internos ainda mais otimizados.
5- Motive as pessoas
Por muitas vezes os funcionários podem se sentir desvalorizados ou deixados de lado por alguma situação, provocando uma falta de produtividade.
Em vista disso, dar o reconhecimento pelo desempenho e conquistas vai fazer com que as pessoas se sintam mais incentivadas a melhorar a qualidade de seu trabalho.
6- Capacite os colaboradores
Valorizar os funcionários demonstra a preocupação com o crescimento individual e próprio negócio, além de ser uma excelente forma melhorar a qualidade do seu serviço.
Por esse motivo uma das formas de mostrar aos seus colaboradores a importância que ele tem para sua empresa é oferecer a ele treinamentos assim você vai elevar o nível de satisfação do colaborador além de ótimos resultados internos.
7- Tenha métricas e metas
Uma excelente forma de identificar processos internos que precisam ser melhorados é o acompanhamento através dos dados e indicadores (KPI’S) baseados nas suas metas estabelecidas no início conteúdo.
E como todos sabem não existe uma fórmula para medir a evolução dos seus processos, mas você pode contar com a ajuda de ferramentas que auxiliem você a analisar os seus dados para tomar as decisões corretas.
8- Aderindo as novas tecnologias
Com a evolução da tecnologia tudo se tornou mais fácil, e uma das ferramentas que pode ser mais eficiente para a sua empresa é o ERP, pois através dessa solução além de conseguir automatizar vários processos internos você conseguir minimizar várias falhas.
Ou seja, além de englobar diversos setores de uma empresa essa ferramenta vai tornar mais assertivo o trabalho da sua equipe.
A Sight , por exemplo, oferece um Sistema de Gestão Empresarial que colabora para potencializar os processos da sua equipe de forma fácil!
E aí, conseguiu entender a importância de fazer a gestão e mapeamento de processos internos da sua empresa, lembrando que essa é uma tarefa que precisa ser constante. Pois é sempre possível tornar os processos internos mais rápidos e mais rentáveis.
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